Os três critérios para escolher o primeiro processo
- Volume: acontece dezenas ou centenas de vezes por semana.
- Regras claras: uma pessoa experiente consegue explicar como decide.
- Métrica: horas gastas, tempo de resposta ou erros - algo que já se mede ou se pode medir.
Bons candidatos
Leitura e lançamento de facturas de fornecedores, triagem de pedidos de clientes, resposta a perguntas frequentes com consulta a sistemas, geração de relatórios semanais e conciliação de pagamentos.
O piloto de duas semanas
- Linha de base: medir o processo actual durante alguns dias.
- Construir a automação para o caso mais comum, deixando excepções para humanos.
- Correr em paralelo e comparar.
- Decidir com números: continuar, ajustar ou parar.
Onde o dinheiro se perde
Projectos sem métrica, automatizar processos que ninguém entende bem e tentar cobrir 100% dos casos no primeiro dia. Cobrir 70% bem feito e encaminhar o resto vale mais do que um sistema perfeito que nunca chega a produção.
E a equipa?
A automação retira trabalho repetitivo, não pessoas. As equipas que mais ganham são as que passam a tratar as excepções e os clientes difíceis - onde o julgamento humano faz diferença.
